La revolución tecnológica del notariado

Como continuación de las publicaciones realizadas en nuestras redes sociales, proseguimos con el análisis de la reciente reforma notarial, la cual posibilita la realización de escrituras y otros documentos notariales de manera electrónica.

Con la Ley 11/2023 de digitalización de actuaciones notariales, las empresas podrán realizar determinadas actuaciones notariales sin comparecencia física del otorgante.

De acuerdo con el preámbulo de la Ley 11/2023, la Comisión Europea se esfuerza por avanzar en la creación de un marco regulador dinámico y, en cierta medida, homogeneizado para el Derecho de sociedades en la Unión Europea. Este esfuerzo busca superar las barreras que imponen las fronteras y distancias entre países, siguiendo uno de los principios fundamentales de la Unión Europea: la libertad de circulación y establecimiento. La estrategia para lograr esto implica la digitalización de trámites notariales.

Consideramos que una de las novedades más relevantes es la posibilidad de otorgar escrituras públicas de forma telemática mediante firma electrónica.

Para firmar una escritura notarial con firma electrónica ante el notario deberías seguir estos pasos:

1. Agendar una cita en el Portal Notarial del Ciudadano (PNC), se puede solicitar citas de dos maneras: 
   
   

– Solicitar la cita desde la notaría presencialmente.
– Solicitar la cita desde del PNC.

2. Otorgamiento de la escritura notarial por videoconferencia, el día de la cita, se debe acceder a la videoconferencia con el notario, quien identificará al cliente y verificará el documento que se va a firmar.
   
   
3. Firmar una escritura notarial con firma electrónica ante notario, se debe firmar la escritura notarial utilizando un certificado electrónico, que puede ser emitido por el PNC o por una tercera entidad.
   
   

Además, la iniciativa busca simplificar ciertas operaciones transfronterizas para empresas europeas, con un enfoque particular en las pequeñas y medianas empresas. Asimismo, se pretende facilitar el procedimiento de constitución de compañías y sus sucursales, contribuyendo así a una mayor agilidad y eficiencia en el entorno empresarial europeo.

La herramienta seleccionada para simplificar y agilizar los trámites notariales es la digitalización, con la sustitución de la comparecencia física ante notario por la participación a través de videoconferencia.

Nuestro notario de confianza nos ha informado que la mayoría de los otorgamientos de escrituras todavía se realizan de forma presencial, dado que la tradición ha llevado a la gente a realizar estas operaciones en presencia del notario. No obstante, hemos observado un creciente interés por parte de individuos que solicitan la firma de forma telemática, especialmente considerando que la nueva ley aún lleva poco tiempo en vigor.

Los notarios también podrán entregar copias electrónicas autorizadas de los documentos notariales a los ciudadanos y empresas, con el consiguiente ahorro de papel y desplazamientos. Hasta la aprobación de esta ley los notarios solo podían realizar tramites online, como el envío de copias electrónicas autorizadas a las Administraciones Públicas, al Catastro o a los registros, liquidaciones telemáticas, emisión de certificados o remisión de datos.

Sin embargo, basándonos en una experiencia reciente en un organismo público, hemos observado que el sistema de copias electrónicas autorizadas aún no está completamente integrado. No todos los organismos públicos han implementado el nuevo sistema, lo cual podría generar inconvenientes para los interesados

En TBA, evaluamos que esta innovación notarial tiene un impacto sustancial para los ciudadanos que quieran llevar a cabo las operaciones notariales vía videoconferencia. Sin embargo, Los notarios y registradores deberán adquirir familiaridad con el uso de las plataformas mencionadas anteriormente. Además, deberán implementar herramientas de videoconferencia adecuadas que aseguren de manera adecuada la identidad de los participantes. Este requisito es esencial para garantizar la autenticidad y la validez de los procedimientos realizados de forma remota, asegurando que las transacciones sean legítimas y confiables.